UHVY julkaisi 30.10.2019 kannanoton 25.10.2019 julkistetusta New Delhin –edustuston päällikön tehtävään määräyksestä. Kannanotossa kyseenalaistettiin poikkeaminen pitkään käytössä olleista siirtokriteereistä. Kyse ei ole henkilöstä, vaan virkamiehiä ei ansioistaan huolimatta tule nimittää kolmannelle peräkkäiselle suurlähettilään paikalle.
Tähän kannanottoon ministeriön virkamiesjohto julkaisi 4.11.2019 ministeriön intranetissä Kampuksessa vastineen, jossa perusteluissa viitattiin mm. ”luottamuksellisia yksityisiä henkilöitä koskeviin asioihin” sekä samalla myönnettiin poikkeaminen normaalin siirtosyklin mukaisesta UE-UM-toimikausien jaksotuksesta New Delhin ko. nimityksessä.
UHVY on jo pitkään ajanut läpinäkyvyyttä valinta- ja siirtokriteereihin. Katsomme, että vaikka New Delhin päällikön nimittämisessä kyse on ns. tehtävään määräämisestä, koskee avoimuuden ja päätösten objektiivisen perustelemisen vaatimus myös näitä tilanteita.
Virkaan vaadittavia kelpoisuusvaatimuksia ei voi kiertää tehtävään määräyksellä. On myös syytä kiinnittää huomiota siihen, että menettelyssä noudatetaan avoimuutta, hyvää hallintoa ja soveltuvin osin virantäyttömenettelyn periaatteita. Tehtävään halukkaat virkamiehet voivat ilmoittautua asianomaisiin tehtäviin ja ilmoittautuneiden ansioita tulee vertailla tasapuolisesti ja objektiivisesti. Tuoreessa valtiovarainministeriön ohjeessa virantäytössä noudatettavista periaatteista on tuotu esiin useita nimityspäätösten perustelemiseen liittyviä relevantteja seikkoja, joita tulisi noudattaa myös UM:n tehtävään määräyksissä. On huomionarvoista, että ko. ohjeistuksessa ei ole viittauksia luottamuksellisiin yksityisiä henkilöitä koskeviin asioihin nimitysperusteena. Oikeuskansleri on useissa ratkaisuissaan puuttunut nimitysratkaisujen epäasiallisuuksiin. Oleellista esim. on, että perustelumuistion yhteydessä on yhteenveto, josta hakijat ja heidän ansionsa on nähtävissä (ns. ansioyhteenveto). Tiettävästi tällaista yhteenvetoa ei ole New Delhin päätöksen yhteydessä tehty, eikä tehtyä ratkaisua ole riittävästi perusteltu. 1)
On selvää, että oikeuskanslerin esiin nostamilla seikoilla tulee olla keskeistä merkitystä myös UM:n tehtävään määräyksissä. Ulkoministeriö ei voi elää irrallaan muista valtionhallinnon kriteereistä ja säädöksistä. UHVY katsoo, että hallinnon vastineessa viittaus ”luottamuksellisia yksityisiä henkilöitä koskeviin asioihin, joita ei voida avata julkisesti” on ongelmallinen ja vaatii tarkempaa selvittämistä.
Haluamme vastauksen seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä ministeriö tarkoittaa ”luottamuksellisilla yksityisiä henkilöitä koskevilla asioilla”? Mitä tällaiset tiedot ovat? Ketkä näitä tietoja ulkoministeriössä keräävät ja pitävät yllä sekä missä näitä tietoja säilytetään? Mihin tietolähteisiin nämä asiat perustuvat? Onko henkilöstöllä oikeus saada nähtäväksi heistä itsestään kerättyjä luottamuksellisia tietoja, ja tarvittaessa oikaista niitä?
- Onko kyse jollekin hakijalle epäedullisista yksityisistä tiedoista, jotka ovat tyypiltään ns. ”tiedossamme on” tai ”tästä olemme kuulleet”? Kerätäänkö näitä tietoja esim. salaisiksi leimattuihin tehtävään määräysten lisäpöytäkirjoihin?
- Oliko esim. New Delhin paikkaa hakeneilla seitsemällä hakijalla kahdeksasta sellaisia henkilökohtaisia rasitteita, etteivät he voineet tulla kyseeseen? Ja näin yksinomaan se hakija, jonka osalta oli kyse kolmannesta peräkkäisestä UE-paikasta, oli kelvollinen? Olisiko tällaisissa tilanteissa parasta suorittaa uushaku?
- Kysymme myös millä tavoin ulkoministeriä – ja muita päättäviä tahoja – on New Delhin päällikön tehtävään määräyksessä informoitu ko. ”luottamuksellisista” perusteista, vai onko kyse yksinomaan hallinnon ja virkamiesjohdon käyttämistä sisäisistä menetelmistä?
Ulkoministeriössä tulisi olla selvää, ettei tehtäväntäyttö julkiseen asemaan voi perustua luottamuksellisille perusteluille. Myös hallinnon vastineessaan mainitsema ”monien tekijöiden yhteensovittamiseen perustuva kokonaisharkinnan tulos” yhdistettynä luottamuksellisiin yksityisiä koskeviin asioihin viittaa siihen, että kokonaisharkinnassa käytetyt kriteerit ovat niin herkkiä, etteivät ne kestä lähempää tarkastelua.
Suurlähettiläiden siirtopäätöksiä ei voida tehdä viittaamalla yksityisiin seikkoihin. Kyseessä ovat kuitenkin mitä julkisimmat tehtävät ja asemat Suomen edustajina. Avoimuuden tulisi olla tehtävään määräyksissä keskeisiä prosessikriteerejä, sekä ennen että myös päätöksenteon jälkeen. Avoimuuden tulisi näkyä myös talon henkilökuntaan kohdistettavassa sisäisessä viestinnässä.
Kysymystemme vastausten lisäksi haluamme ulkoministerin sitoutuvan siirto- ja tehtävään määräys -kriteerien tarkempaan selvittämiseen yhteistyössä hallinnon ja henkilöstöjärjestöjen kesken.
UHVY ry
Hallitus
www.uhvy.fi
1) Oikeuskanslerin ratkaisuista: Vaikka viranomaisella on oikeus itse harkita, mitä hakijoiden ominaisuuksia virantäytössä painotetaan, näiden perusteiden tulee kuitenkin olla jälkikäteen objektiivisesti arvioituina hyväksyttäviä (OKV/670/1/2010, OKV/676/1/2010, OKV/680/1/2010, OKV/695/1/2010, OKV/775/1/2010 ja OKV/776/1/2010). Osana päätöksentekoa tulee riittävästi selostaa ja vertailla hakijoiden ansioita. Päätöksen perustelujen tarkoituksena on selvittää, miksi tehtyyn ratkaisuun on päädytty ja käydä selkeästi ilmi valinnan perustelut (OKV/91/1/2008). Perusteluista tulee olla nähtävissä, miksi valittu henkilö on katsottu tehtäviin ansioituneimmaksi ja sopivimmaksi. Vain virkaan nimitetyn ansioiden esiin tuominen ei riitä tämän osoittamiseksi. Myöskään virkaan valitun henkilökohtaiset ominaisuudet eivät ole valinnan perusteluja, jollei ko. ominaisuuksia ole mainittu viran hakuilmoituksessa tehtävän hoitamista edesauttavina ominaisuuksina (OKV/1055/1/2014 ja OKV/1074/1/2014 sekä OKV/1100/1/2012). Päätöksen perusteluista tulisi myös käydä ilmi, millä perusteella tietyt hakijat on valittu haastatteluun (OKV/1100/1/2012.) Niiden, joita ei kutsuttu haastatteluun, tulisi olla mahdollisuus tutustua valintapäätöksen perusteluihin omalta osaltaan (OKV/418/1/2012).
