Rekisterin nimi: UHVY ry:n jäsenrekisteri

Rekisterin pitäjä: Ulkoasiainhallinnon virkailijayhdistys UHVY ry, PL 451, 00023 VALTIONEUVOSTO, ry.uhvy@formin.fi, p. 09 160 56488

Rekisteristä vastaava: UHVY ry:n hallitus

Rekisterin toimittaja: Futunio OY, Vanha Kaarelantie 9, 01610 VANTAA
Puh (09) 777 1970, Y-tunnus: 0282236-6, www.futunio.fi

Rekisterin käsittelijä: UHVY ry, ry.uhvy@formin.fi

Rekisterin luonne: Rekisteri on sähköinen, jonka säilytyksestä ja varmuuskopioinnista vastaa YAP. Rekisteriin kirjaudutaan ja sitä käsitellään internetissä linkin kautta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon, jäsenmaksujen perintään, toiminnan suunnitteluun, jäsenille tiedottamiseen sekä edunvalvontaan ja tilastointiin. Jäsenten tietojen käsittely perustuu yhdistyslain vaatimuksiin, yhdistyksen sääntöihin ja yhdistyksen oikeutettuun etuun käsitellä tietoja yhdistyksen toiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenistä kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot:
nimi, henkilötunnus, kieli, osoitetiedot, sähköposti, puhelin, liittoon liittymispäivä, työttömyyskassaan liittymispäivä, jäsenmaksutapa, edellinen liitto, työnantajan nimi, työpaikka osoitteineen, työsuhteen alkamispäivä ja tyyppi sekä ammattinimike. Jäsenmaksutiedot tulevat työnantajalta ja pankista. Vuorottelu- virkavapaisiin tai eläkkeeseen liittyvät tiedot saadaan jäseniltä. Mitään turhaa tietoa ei kerätä.

Tietolähteet

Tiedot saadaan suoraan yhdistyksen jäseneltä ja yhteystietoja myös UM:n tiedostoista, esim. Ossista. Jäsenmaksutiedot saadaan jäseneltä itseltään tai työnantajilta ja pankeista. Jäsen on itse vastuussa rekisterissä olevista tiedoistaan.

Tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille tahoille ainoastaan yhdistyksen hallituksen päätöksen mukaisesti ja jäsenen suostumuksella. Jäsentietoja käytetään vain yhdistyksen toiminnan kannalta tarvittaviin asioihin, kuten edunvalvontaan ja jäsenetujen mahdollistamiseen.

UHVYn jäsenrekisterin tietoja luovutetaan eri yhteistyökumppaneille tarvittavine tietoineen: IF- vakuutusyhtiölle, koska jäsenillä on jäsenetuna matkavakuutus. Jäsenkortin painamiseen ja lähettämiseen luovutetaan jäsentietoja. Jäsen voi tilata kalenterin, jolloin tilaajien yhteystiedot toimitetaan ko. tahoille. Jäsenillä on lakimiesneuvonta jäsenetuna, joten asianajotoimisto Evershedsille on luovutettu jäsenrekisteristä nimet ja jäsennumerot. Akavan tai muun organisaation koulutuksiin osallistuvien tietoja luovutetaan tarvittaessa. Tilitoimistolle luovutetaan tietoja tarvittaessa. Luonnollisesti palkanmaksajalla eli työnantajalla (palkeilla) on tieto jäsenyyksistä jäsenmaksujen perintää varten. Samoin Statialla, joka maksaa mahdollisia vuorottelu-, virkavapaa- tai työttömyyskorvauksia.

UHVYn hallitus päättää niistä tahoista, joille jäsenten tietoja on luovutettu tai luovutetaan.

Osa jäsenistä toimii yhdistyksen aktiivihenkilöinä (esim. hallitus, luottamusmiehet). Heidän tietojaan luovutetaan tehtävien hoitoon liittyvissä asioissa tarvittaessa, kuten myös kirjataan pöytäkirjoihin, toimintakertomuksiin, foorumiin, Facebookiin ym.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen rekisteri sijaitsee YAP-yrityksen palvelimella suojattuna. Mahdollinen manuaalinen aineisto (kuten tulostetut jäsentiedot) säilytetään lukituissa tiloissa, UHVYn toimistossa.

Jäsenrekisterin käyttöoikeus on UHVYn palveluksessa olevilla ja niillä määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisteriä käyttävillä henkilöillä on saamiinsa tietoihin salassapitovelvollisuus ja jäsentietoja käsitellään huolellisesti. Mahdolliset tietojensiirrot yhteistyökumppanien välillä tehdään suojatusti. UHVY tiedostaa mahdolliset tietoturvaloukkausvaarat ja on valmis toimimaan tarvittaessa lain edellyttämällä tavalla.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Jäsenellä on tietosuojalainsäädännön nojalla oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Jäsenellä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen tiettyihin tarkoituksiin ilmoittamalla kiellosta rekisterinpitäjälle.

Jäsenten tietoja ei luovuteta suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia eikä henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten ilman jäsenen suostumusta.

Jäsen voi itse tarkastaa ja muuttaa tietojansa kirjautumalla rekisteriin: https://easiointi.yap.fi/UHVY

Jäsenellä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jäsen vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja hänen tulee ilmoittaa, mikäli annetuissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. Jäsenellä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus peruuttaa tietojenkäsittelyä varten antamansa suostumus. Jäsenellä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista, pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista sekä saada henkilötietonsa siirretyiksi järjestelmästä toiseen tietosuojalain- säädännössä mainituissa tilanteissa.

Edellä kuvatuissa tilanteissa jäsenen tulee ottaa yhteyttä UHVYn toimistoon ry.uhvy@formin.fi tai 09 160 56488. Jäsenen tulee yksilöidä, mikä tieto on hänen käsityksensä mukaan virheellinen, millä perusteella ja miten sitä tulisi muuttaa. Jos jäsen katsoo, että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen https://tietosuoja.fi/etusivu.

Henkilötietojen tallennusaika

Jäsenten tietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa tai on tarpeen edellä selostettujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.