”Kaikki talossa toimivat samalla asialla, mutta emme ehdi kohdata ihmisinä”, Ramses Malaty, 42, harmittelee. Kun kaikilla on kiire ja asioita on priorisoitava, jalkoihin jäävät paitsi vähemmän kiireelliset asiat, myös aito kohtaaminen ihminen ihmisenä. Juuri se auttaisi jaksamaan ja olisi tärkeää kaikkien hyvinvoinnille. Talo ei pyöritä itse itseään. Se tekevät ihmiset yhteistyössä, titteleihin katsomatta.
Omassa yksikössään Ramses Malaty panee työntekijöiden jaksamisen ja hyvinvoinnin kaiken edelle. Tämä kävi ilmi useista Vuoden esihenkilön perusteluista, ja huomionarvoista on, että Malatya ehdottivat tunnustuksen saajaksi sekä hänen nykyiset että entiset alaisensa. Heidän mukaansa Malaty huolehtii alaistensa työhyvinvoinnista niin arjen pienillä eleillä kuin töiden organisoimisella. Häntä kiinnostaa aidosti alaisten viihtyminen ja hän luo omalla positiivisella ja inhimillisellä asenteellaan välittömän tunnelman yksikköön. Malaty pitää yksikön puolia, kuuntelee, luo erinomaista henkeä sekä huomioi ihan jokaisen. Hän luo kannustavaa ja keskustelevaa ilmapiiriä ja on itse helposti lähestyttävä sekä empaattinen ja hyvä kuuntelija.
”Pyrin avoimeen työskentelykulttuuriin, jossa ihmiset luottavat toinen toisiinsa, tieto kulkee ja apua osataan pyytää. Minusta kaikki ovat työyhteisössä samalla viivalla ja kaikki ansaitsevat päällikön aikaa titteleihin ja tehtäviin katsomatta. Kun työyhteisön perustana on positiivinen energia, se motivoi ja tuo tuloksia”, Malaty katsoo.
Ilmapiiri loi nahkansa lyhyessä ajassa
Ramses Malatyn astuessa kehitysyhteistyön hallinto- ja oikeusyksikön päällikön tehtäviin kesäkuussa 2020 lähtökohta oli haastava. Elettiin ensimmäistä, paljon epätietoisuutta herättänyttä koronavuotta. Yksikössä oli myös ollut paljon henkilövaihdoksia, ja Malatyn piti hoitaa heti ensimmäisenä työskentelyvuotenaan poikkeuksellisen monta uutta rekrytointia, jotta yksikön toiminta olisi edelleen asianmukaista.
Malatyn otettua langat käsiinsä yksikössä tapahtui jotakin olennaista, sillä palautteen mukaan ”Ramses hoiti hienosti todella monet rekryt” ja ”…sai lyhyessä ajassa luotua yksikköön ihan uudenlaisen hyvän tunnelman, jossa kaikkia arvostetaan ja ihmiset voivat hyvin”.
Malaty kertoo pyrkineensä tehtävään tullessaan antamaan aikaa kaikille, tutustumaan ihmisiin ja olemaan läsnä. Niin hän haluaa tehdä edelleenkin, olla käytettävissä ja kuunnella.
Kasvotusten tapaaminen voittaa etäpalaverin
”Osan ihmisistä jo tunsin entuudestaan, mutta ensimmäisen koronakevään haasteita oli, kuinka tutustun ihmisiin rajoitusten puitteissa. Pidän siitä, että saan olla ihmisten kanssa läsnä kasvotusten, mutta pandemiarajoitusten vuoksi etäyhteydet alkoivat korvata tapaamisia. Se oli raskainta aikaa. Kokouksia oli paljon ja etäyhteydet tuntuivat vierailta. Nykyisinkin pyrin käymään etenkin tärkeät aloituspalaverit ja esimerkiksi kehityskeskustelut kasvotusten.”
Vanha työskentelymalli ei Malatyn mukaan toiminut muun muassa siksi, että toiset kuormittuivat liikaa. Yksikön haaste oli – ja on edelleen – siinä, että odotukset sen palveluita kohtaan olivat suuret, mutta niihin nähden resurssit eivät tahtoneet riittää. Yksikössä työskentelee 16 ihmistä ja sen vastuualoina ovat kehitysyhteistyön taloushallinto, toiminta- ja taloussuunnittelu, tiedon hallinta ja tilastollinen raportointi, oikeudellinen neuvonta, tietojärjestelmät ja riskienhallinta sekä EU-delegoitu yhteistyö. Yksikön palveluja käyttävät kaikki yksiköt ja edustustot, jotka ovat kehitysyhteistyömäärärahojen kanssa tekemisissä.
”Pysähdyimme yksikköläisten kanssa miettimään ratkaisuja laatikon ulkopuolelta. Selkiytimme palautteen perusteella tehtäviä ja uudistimme toimintamalleja. Koen, että esihenkilön tehtävänä on mahdollistaa työskentelyn edellytykset ja hedelmällinen työskentelyilmapiiri sekä kannustaa kollegoita tekemään parhaansa. Kaiken vuorovaikutuksen tulee olla avointa.”
Klinikalla asiat selviävät
KEO-80-yksikössä toimitaan tiimeissä. Niiden vetäjät suunnittelevat työtä ja vastaavat kokonaisuudesta. Malaty antaa suuntaviivoja, mutta jättää ratkaisuideat tiimeille, sillä ne tuntevat parhaiten omat tehtävänsä. Vaikka yksikössä toimitaan paljon sähköpostilla, joissakin aiheissa tapaaminen on paikallaan. Yksikkö otti käyttöön ”klinikat” ja ”klinikka-ajat”, sillä henkilökohtaisissa tapaamisissa vaikeitakin asioita on helpompi käsitellä ja ratkaista.
”Kasvotusten asiat on helpompi ymmärtää kerralla oikein, kun mukana ovat sävyt, eleet ja ilmeet. Meille voi varata ajan, jolloin tapaamme kollegan kanssa henkilökohtaisesti ja käymme läpi etukäteen tehtyjä kysymyksiä.”
Kuvaavaa Malatyn sanastossa on, että hän tuntuu kaihtavan alainen-sanaa. Yksikön työntekijät ovat hänelle kollegoja. Tasavertaisesta suhtautumisesta kertoo myös palaute: ”Ei tee itsestään numeroa, vaikka on todella taitava työssään ja siten erinomainen esimies.” ”Ei mikromanageeraa, vaan luottaa alaistensa ammattitaitoon.” ”Ramses toimii myös hyvänä linkkinä johdon ja ministerin suuntaan ja saa hoidettua vaikeatkin asiat tehokkaasti, mutta samalla välittäen eikä ketään jyräten.” Yksikössä pidetään myös Malatyn ratkaisukeskeisyydestä: ”Hän puuttuu heti haasteisiin eikä jätä ketään yksin.”
Taustalla opettavaiset vuodet Kairossa ja Nairobissa
Esimiestaitojaan Malaty harjoitti jo edellisissä tehtävissään Nairobin suurlähetystössä, jossa hän työskenteli viitisen vuotta. Hän johti lähes 30 henkilön edustustoa yhdessä suurlähettilään kanssa ja toimi tämän sijaisena. Tuo aika oli hänestä siihenastisen uran haastavin.
”Minulla oli substanssivastuu edustuston Team Finland- ja kehitysyhteistyötehtävistä, poliittisesta raportoinnista sekä hallinto- ja turvallisuustehtävistä. Toimin myös TAKE-esimiehenä paikalta palkatuille 13 työntekijälle ja vastasin kahdenvälisistä suhteista Keniassa, Ugandassa ja Seychelleillä. Opin valtavasti sekä johtamisesta että kaupallisten ja poliittisten suhteiden edistämisestä, ja kiitos erinomaisten esihenkilöiden, sain paljon vastuuta, vapautta ja luottamusta tehtävien hoitamisessa.”
Henkilökohtaiseen elämään tuli Nairobissa uusi käänne, sillä Malaty tapasi siellä vaimonsa. Hupaisuutta tilanteeseen toi se, että tämä oli kotoisin Malatyn kotipaikkakunnan eli Joensuun naapurista Liperistä. Myös esikoispoika syntyi Nairobissa. Vauva toi elämään suurta iloa, mutta samalla uudenlaista vastuuta ja opettelua kaiken ammatillisen oppimisen ohelle.
Ennen Nairobia Malaty toimi kakkos- ja kolmosvirkamiehenä Suomen suurlähetystössä Kairossa. Ajanjakso osui niin kutsuttuun Arabikevääseen eli kansannousujen aaltoon, ja kolmen vuoden palveluksen aikana maassa vaihtui presidentti joka vuosi. Levottomuus lisäsi jännitettä lähetystön toimintaan ja tuntui Malatyn arjen työssä tehtäväkokonaisuuksien hoidossa koko Egyptissä.
Kotimaahan paluuta helpotti se, että kehityspoliittinen osasto Helsingissä oli vanhastaan tuttu. Malaty oli toiminut ennen ulkomaankomennuksia osastolla tarkastajana ja ylitarkastajana, mutta hän koki 16 henkilön yksikön päällikkönä aloittamisen siihenastisiin johtamiskokemuksiin verrattuna astetta vaativammaksi tehtäväksi, etenkin kun ilmassa tuntuivat leijuvan muutoksen odotukset yksikössä. Vuoden 2023 esihenkilö -tunnustus vahvisti Malatylle, että hänen valitsemansa toimintatavat ja johtamistyyli olivat osuneet kohdilleen.
”Kollegoiden vaivannäkö minun esittämisessäni lämmittää mieltäni kovasti, ja valinta on upein tunnustus, mitä voin UM-urallani toivoa.”
Yksikköään suurempi päällikkö osaa lupsakoittaa
Alaiset, tai siis kollegat, ovat sitä mieltä, että Malaty on yksikköään suurempi päällikkö. Hänen osaamisestaan ja asenteestaan nauttii paitsi koko kehityspoliittinen osasto myös koko talo. ”Ramses on korvaamaton paitsi meille yksikköläisille myös koko ulkoministeriölle.” ”Tämän pohjoiskarjalaisen asenne välittyy yli yksikkörajojen.” ”Myös muut ovat huomanneet yksikkömme hyvän ilmapiirin – meillä usein nauru raikaa, vaikka asiat ovat vaikeita…”
Malaty mainitaan empaattiseksi ja iloiseksi pohjoiskarjalaiseksi, rennoksi ja aidoksi. Puhetta ryydittävät ”mie” ja ”sie” ja hankalia asioita pehmittää huumori. Malaty itse arvelee, että kyseessä taitaa olla kotiseudulta tuttu lupsakoittaminen.
”Pohjoiskarjalaisuus lyö läpi puhetavassa ja tiettynä lupsakkuutena asioihin suhtautumisessa. Olen huomannut, että tämä piirre korostuu varsinkin ulkomailla. Minusta huumori on tärkeä asia myös työtehtävissä, ja pyrin siksi iloisuuteen ja positiivisuuteen. Olemme hallinnollis-juridinen yksikkö, joka neuvoo muita toimimaan oikein. Ratkaisukeskeisyys korostuu, mutta asioita voi hoitaa lupsakkaasti.”
Paniikin tunnetta liennyttävä palopäällikkö
Yksi kollegoista, lainsäädäntöneuvos ja juristitiimin vetäjä Johanna Lahti kertoo, että yksikön kahvihuoneeseen tulevat mielellään myös entiset alaiset. Malatylla on heihin edelleen hyvät välit ja hän on muutoinkin tukihenkilö yli yksikkö- ja osastorajojen.
”Ministeriössä on paljon rakenteellisia haasteita esimerkiksi riittämättömien resurssien vuoksi. Ne ilmenevät tulipaloina, joita Ramses sammuttelee. Hänellä on suuri rooli koko talon kannalta. Hän on yhteydessä myös ministereiden kabinetteihin ja häntä on kuultu hallitusneuvotteluissa. Hänellä on paljon harteillaan, sillä työtehtävissään hän puuttuu myös esimerkiksi väärinkäytösepäilyihin ja muihin juridisiin tapauksiin. Asiat ovat vaikeita ja monimutkaisia. Silti yksikössä koetaan paljon hilpeitä hetkiä. Se johtuu siitä, miten Ramses johtaa ja ilmaisee asioita. Joku toinen voisi luoda paniikkia ja tunnetta siitä, että kaikki kaatuu niskaan. Ramses rauhoittaa tilanteen ja lähtee siitä, että nyt yhdessä selvitellään asiaa.”
Johanna Lahti on toiminut Malatyn alaisuudessa kolme vuotta. Hän on huomannut toimintamallien kehityksen monella tavalla. Kaikki kokevat olevansa arvostettuja, ja päällikkö näkee myös pienten palautumishetkien tärkeyden.
”Haluaisin lähettää viestin koko talon johdolle: tällaista johtamista tarvitaan. Ei väkisin tai pakolla johtamista. Vaikka ministeriössä ihmisiä saatetaan arvostaa paperilla, käytännössä asia ei kaikkialla ole niin. Toivoisin, että talossa olisi enemmän Ramseksen kaltaisia johtajia ja että työhyvinvointi otettaisiin ministeriössä vakavasti ja vietäisiin suuntaan, johon Ramses sitä vienyt. Haluan kiittää Ramsesta siitä, että hän on ollut meille hyvä esimies ja toivon, että hän saisi jatkaa yksikönpäällikkönä vielä pari vuotta vaikka tehtävä on nyt katkolla.”
Lapiointia hallitusohjelman mukaisesti
Ramses Malatyn neljän vuoden määräaikainen pesti päättyy kesäkuussa. Hän voi halutessaan hakea jatkoaikaa. Kuusi vuotta tehtävässä on maksimi. Jos jatko järjestyy, tehtävät pysyvät haastavina. Uuden hallitusohjelman painotusten mukaisesti kehitysyhteistyön määrärahoja niin sanotusti sopeutetaan jopa sadoilla miljoonilla euroilla. Suurimmaksi kehitysyhteistyön kohteeksi nousee Ukraina.
”Toimintaan on tulossa muutoksia. Meidän on mahdollistettava tietyt asiat rajallisin resurssein ja aikapaineiden alla. On alettava lapioida ja tehdä työtä käskettyä.”
Viime keväänä Ramses Malaty haki Joensuun kaupunginjohtajaksi. Se johtui once-in-a-lifetime-tilaisuudesta ja kotiseuturakkaudesta. Hän kertoo lähettäneensä paperit spontaanisti sillä ajatuksella, että Suomelle töitä tehneenä hän voisi kenties työskennellä maalle fokusoidumminkin, kotikaupungin hyväksi. Malaty on ollut joensuulainen kuusivuotiaasta. Nimen taustaa selittää egyptiläinen isä. Arabian kielikin taittuu edelleen tyydyttävästi.
Malaty on toiminut reilut 17 vuotta UM:n palveluksessa. Hänet tuntevat tuntuvat toivovan, että hän saisi jatkaa päällikkönä: ”Paras esimies, joka minulla on koskaan ollut.” ”Ramsesta parempaa esihenkilöä saa oikeasti hakea.” ”Toivomme, että jatkat esimiehenämme myös seuraavat vuodet.”
Malaty itse sanoo työyhteisön olevan hänelle kuin perhe. Se on täynnä osaavia asiantuntijoita ja mainioita persoonia.
”Yksikössä on erinomainen henki, sillä kannustamme toinen toistamme. Tällä tavalla saadaan myös haastavammat asiat hoidettua, yhdessä ratkaisten.”
Vaikka tehtävä innostaa ja motivoi päivästä toiseen, jossakin vaiheessa urakehitystä Malaty näkee itsensä työskentelevän ulkomailla. Siihen suhtautuu kiinnostuneesti myös kotona oleva perhe.
Ramses Malaty
- Yhteiskuntatieteiden maisteri, Joensuun yliopisto
- Pääaineina tilastotiede ja kansantaloustiede
- Pro gradu Metsäntutkimuslaitokselle
- UM:n palvelukseen vuonna 2007
- Vankka kokemus johtamisesta haastavissa toimintaympäristöissä
Teksti Liisa Joensuu, kuvat Liisa Joensuu ja KEO-80
