Hallintojohtaja Pirjo Tulokas uskoo keskusteluun, yhteiseen kehittämiseen ja rohkeisiin kokeiluihin. Hallintojohtaja pohti UHVYn 50-vuotisjuhlan kunniaksi työn ja ulkoministeriön kehittämistä. Paikkariippumattoman työn lisääntyminen voisi auttaa myös perheen ja työn yhteensovittamisessa, Tulokas visioi. Diplomatiaa ei silti koskaan voi hoitaa täysin etänä.
”Ammattiyhdistystoimintaa tarvitaan. Se on osa ulkoministeriön työn kehittämistä ja henkilöstön äänitorvi”, hallintojohtaja Pirjo Tulokas sanoo.
”Olen itsekin ollut mukana ay-toiminnassa, joten tiedän hyvin, että parhaimmillaan se tukee koko talon kehittämistä: sitä, että mennään yhdessä eteenpäin. Me ulkoministeriössä katsomme samaan suuntaan. Stereotyyppistä työnantaja–työntekijätyöntekijä -asetelmaa meillä ei ole, koska täällä liikutaan koko ajan eri tehtävissä ja katsellaan asioita eri puolilta pöytää.”
Tulokas antaa tämän haastattelun UHVYn 50-vuotisjuhlan kunniaksi. Puoli vuosisataa on hyvä merkkipaalu katsoa sekä menneeseen että tulevaan.
”UHVYn historia vahvistaa osaltaan sen, että ammattiyhdistystoiminta on koettu ulkoministeriössä merkitykselliseksi ja tärkeäksi. Talossamme on onneksemme ollut aktiivisia ja motivoituneita virkamiehiä, jotka ovat olleet kiinnostuneita ministeriön kehittämisestä. Ammattiyhdistystyöhön tulee edelleen mukaan uusia aktiiveja. Tätä kautta saamme taloon uutta ajattelua ja kokemuspohjaa, sillä myös ulkoasiainhallinnon tulee olla mukana maailman muutoksessa.”
UHVY on hallintojohtajalle arkinen työkumppani, sillä monia asioita – niitä työelämän ja maailman muutoksia – käsitellään yhdessä henkilöstöjärjestöjen kanssa. Työelämän kysymykset vaativat hallintojohtajan mielestä tarkastelua eri näkökulmista ja rohkeutta kokeilla. Hän toivoo, että kehittämisen henki ja avoimuus kokeilla asioita säilyvät myös tulevaisuudessa.
”Erityistä arvoa annan sille, että tämän päivän UHVY suhtautuu kokeiluihin ennakkoluulottomasti”, hallintojohtaja sanoo.
Paikkariippumattomuus nousee keskusteluissa
Pirjo Tulokas siirtyi hallintojohtajaksi henkilöstöjohtajan paikalta helmikuussa, kun koronapandemia alkoi levitä ympäri maailman. Globaali kriisi on pitänyt myös hänet kiireisenä.
Koronatilanne on tuonut etätyön tutuksi kaikille ministeriön ja edustustojen työntekijöille. Tulokas uskoo, että paikkariippumaton työ lisääntyy tulevaisuudessa.
”Meidän pitää osallistua VM:n vetämään keskusteluun paikkariippumattomasta työstä. Esimerkiksi miettiä, voidaanko Helsingistä tehdä etätyötä edustustoon tai tehdä etätyötä edustustosta toiseen. Mukaan lähtevien puolisoiden asemaa helpottaisi, jos he voisivat tehdä etätyötä esimerkiksi edustustosta Helsinkiin”, hallintojohtaja pohtii mutta jatkaa:
”Diplomatiaan kuuluu oleellisesti se, että ollaan läsnä, tavataan ihmisiä ja neuvotellaan kasvokkain. Meillä on myös paljon luottamuksellisia tehtäviä, joita ei voi tehdä muuten kuin tietoturvallisessa ympäristössä. En siis usko, että me kaikki voisimme koko ajan tehdä töitä missä tahansa.”
Etätyössä on etunsa, mutta kevät on paljastanut myös sen haittapuolia esimerkiksi ergonomian osalta tai yhteisöllisyyden puuttuessa. Tulokkaan mielestä ulkoministeriön tuleekin olla aktiivisesti mukana, kun etätöitä kehitetään valtionhallinnossa.
”Näen, että myös henkilöstöjärjestöillä on siinä vahva rooli.”
Ulkoministeriö on Tulokkaan mukaan etätöiden tekemisessä kärkijoukossa.
”Ei meillä pohdita, mitä kollega tekee, jos hänestä ei ole koko päivänä kuulunut. Meillä etätyöt pohjautuvat hyvään luottamukseen.”
Rambollin selvityksen suosituksia toteutetaan ja seurataan
Ministeriössä on kuohunut viime vuosina, ja viimeisen vuoden ajan julkisuudessa on ollut esillä useita juttuja, joissa UM:n julkisuuskuva on ollut koetuksella, kuten Tukholman ja New Yorkin häirintätapaukset sekä konsulipäällikkö Pasi Tuomisen tapaus, joka on yhä kesken. Häirintäongelmien tultua julki kaksi vuotta sitten konsulttiyhtiö Ramboll teki UM:n ministereiden toimeksiannosta häirintätapauksista ja UM:n uudistamistarpeista selvityksen, joka sisälsi useita suosituksia ministeriölle. Siinä esitettiin vahva suositus UM:n henkilöstöhallinnon ammattimaistamisesta niin, että tämän alan asiantuntijat eivät itse olisi mukana ministeriön ja lähetystöjen siirtojärjestelmässä. UHVY on sitoutunut tähän uudistukseen.
”Rambollin selvityksen suosituksia on käyty – ja käydään edelleenkin – yhdessä henkilöstöjärjestöjen kanssa läpi. Kiireisimmäksi arvioitiin epäasiallisen käytöksen ja häirinnän ehkäisyyn ja selvittelyyn liittyvien prosessien päivitys, joka valmistui viime vuoden lopulla. Työhyvinvointitiimin johtoon on rekrytoitu talon ulkopuolelta erityisvirkamies, kuten Rambollin suosituksessa esitetäänkin. Esimiehille järjestetään velvoittavaa koulutusta tunnistaa ja puuttua näihin asioihin. Vastaavanlaista verkkokoulutusta järjestetään koko henkilöstölle, ja haluankin rohkaista kaikkia virkamiehiä palvelusuhteesta riippumatta tutustumaan koulutukseen”, Tulokas sanoo.
Henkilöstöhallinnon ammattimaistamisen Tulokas sanoo ymmärtävänsä niin, että tällä tarkoitetaan yleisuran tehtävien muuttamista erityisvirkamiesten tehtäviksi.
”Henkilökohtaisesti en itse usko siihen, että siirtosuunnittelua hoitavan virkamiehen palvelussuhteen laatu ratkaisisi prosessin avoimuuteen liitettyjä kysymyksiä. Mielestäni jatkossakin sekä yleisuralaisilla että erityisvirkamiehillä tulee olla tasavertainen mahdollisuus hakeutua henkilöstöhallinnon tehtäviin – tai pois henkilöstöhallinnosta muihin tehtäviin niin ministeriössä kuin edustustoissa. Avoimuutta voidaan kehittää ennen muuta siirtosuunnittelun prosesseita tarkastelemalla. Tämä työ saatetaan loppuun nyt kun vastaus UHVYn kanteluun on saatu oikeuskanslerilta”, Tulokas kertoo.
Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmaan on sisällytetty useita Rambollin suosituksiin liittyviä hankkeita. Kun suositukset ovat lakisääteisessä suunnitelmassa, niiden toteutumista myöskin seurataan ja päivitetään vuosittain. Tähän liittyen hallinnossa on meneillään ja alkamassa myös useita muita kehityshankkeita, esimerkiksi UE-korvausjärjestelmän tarkastelu ja asiantuntijauran luomista pohtivan työryhmän työ sekä perheiden asioihin liittyviä toimenpiteitä. Lisäksi uudenmuotoinen HALKU-kurssi käynnistyi tänä vuonna ensimmäistä kertaa yhdessä KAVAKU:n kanssa. Tekemistä riittää ministeriön tulevaisuudessa muutenkin, sillä esimerkiksi muutto Merikasarmiin on edessä ensi vuonna.
Ristiriidat ratkotaan keskustelemalla
Kehittämisestä puhuessaan Tulokas korostaa moneen otteeseen yhteistä tekemistä ja ihmisten kuuntelua. Hänelle se tarkoittaa paitsi tietysti järjestöjen kautta toimimista, myös mahdollisuuksia kertoa mielipiteensä eri areenoilla ja välineillä. Esimerkiksi hän nostaa UE-korvausjärjestelmän tarkastelun. Kantoja kuullaan eri vaiheissa muun muassa verkkokyselyllä ja henkilöstötilaisuuksissa.
”Pieni huoli on, tavoitammeko hiljaisimmat ihmiset, joilla voi olla erittäin hyviä huomioita. Nuoret taas ovat käteviä digin kanssa ja saattavat joskus pitää työnantajan keinoja vanhanaikaisina. Tällaisia asioita on aina pohdittava.”
Myös ristiriitojen ratkaisussa Tulokas uskoo keskusteluun ja aitoon kuunteluun.
”Keskustelussa voidaan olla eri mieltä, jos kaikki kokevat, että heitä ja heidän näkemyksiään arvostetaan. Henkilöstön näkökulmasta katsoen on tärkeää, että heillä on luottamushenkilöjärjestelyn kautta luotettava kanava tulla kuulluksi. Olemme pyrkineet siihen, että asioista puhutaan pääluottamushenkilön ja työnantajan kesken heti eikä erimielisyyden jo kärjistyttyä. Ristiriitojen ratkeamiseen liittyy olennaisena osana myös kyky pyytää ja antaa anteeksi.”
Liikuntaa voi harrastaa kaikkialla
Pirjo Tulokas on aiemmin työskennellyt edustustoissa muun muassa Pietarissa, Lontoossa ja Brysselissä.
”Jokaisessa maassa ja tehtävässä on oma viehätyksensä. Olisi tylsää hakea vain tietyntyyppisiä töitä.”
Työn vastapainoksi meidän kaikkien pitää myös tuuletella aivoja. Vuodet maailmalla ovat opettaneet hallintojohtajan harrastamaan lukemista ja helppoa liikuntaa, sillä kävellä tai lenkkeillä voi melkein missä tahansa.
”Käytin juuri yhden pitkän viikonlopun siihen, että kävin vaeltamassa kahdessa kansallispuistossa.”
PIRJO TULOKAS
- Aloitti hallintojohtajana 1. helmikuuta 2020. Toimi tätä ennen henkilöstöjohtajana vuodesta 2016 lähtien.
- On toiminut muun muassa Pietarin-pääkonsulaatin päällikkönä vuosina 2012–2016 ja konsulaatin kakkosvirkamiehenä 2009–2016 sekä työskennellyt edustustoissa Lontoossa, Brysselissä, Vilnassa ja Petroskoissa.
- Työskenteli vuosina 2003–2007 ministeriön poliittisella osastolla Naton ja Itämeren turvallisuuspoliittisten kysymysten parissa.
- Aloitti ministeriössä vuonna 1994.
