Nimitys-, siirto- ja valintakriteerit: UH:ssa tulisi siirtyä paneelimenetelmään avoimuuden takaamiseksi

Nimitys- siirto- ja valintakriteereillä tulisi ymmärtää perusteita, jotka ovat objektiivisia, oikeudenmukaisia ja samoja kaikille UH:n virkamiehille.

Hakijoiden pätevyys ja sopivuus tulee mitata pisteytyksellä, jolla mitataan kokemusta, koulutusta, UE-kokemusta, kielitaitoa ja muita relevantteja tekijöitä. Järjestelmän ennakoitavuutta voidaan parantaa sisäisellä koulutusjärjestelmällä, joka pätevöittää eri virkaportaisiin puolustushallinnossa käytettyjen menetelmien mukaisesti. Asiantuntijaura tulee tehdä mahdolliseksi niille, jotka eivät ole kiinnostuneita esimiestehtävistä.

Avoimuuden ja ennakoitavuuden sekä objektiivisten kriteerien vaatimus koskee siirtoja ja tehtävään määräyksiä kaikilla uratasoilla. Pisteytys- ja paneelijärjestelmän aloittaminen yksikönpäällikkötasosta ylöspäin johtaa vääjäämättä avoimuuden lisääntymiseen myös alempien virkojen täytössä.

UHVY esittää paneelikäytäntöä valinta- nimitysprosessien riittävän avoimuuden takaamiseksi, ja jonka tavoitteena on, että kuhunkin tehtävään tulee nimitetyksi pätevin ja soveltuvin kandidaatti.   

1. Yleiset kriteerit

Nykyiset kriteerit henkilöstösuunnittelun muistion HEL7450-78/2013 mukaisesti ovat pääosin edelleen ajan tasalla. Ongelma on lähinnä, että muistiossa mainittuja kriteereitä sovelletaan kovin selektiivisesti, eikä päätöksiä perustella kriteereistä poikettaessa.

Johtotähtenä kriteereiden uudistamisessa tulee olla läpinäkyvyyden lisääminen. Tällä hetkellä siirtopäätöksiä, tehtävänmääräyksiä ja virkanimityksiä yleisuralla sekä erityisvirkamiesten osalta perustellaan hyvin vajavaisesti. Transparenssi edistää johdonmukaisuutta. Johdonmukaisuus ja oikeudenmukaisuus edistävät motivaatiota ja työhyvinvointia.

Myös virkarakenteella on merkitystä keskusteltaessa ylennyskriteereistä. Tällä hetkellä osastosihteereiden vakansseja on liian paljon, hallinnollisen avustajan ja ulkoasiainsihteereiden vakansseja liian vähän.  Hallintouran tulevaisuus vaikuttaa muutenkin olevan vaakalaudalla, mikäli kehittämistoimiin ei ryhdytä.  Erityisvirkamiehillä on vain vähän mahdollisuuksia, lähinnä poikkeusjärjestelyin, edetä urallaan. Diplomaattiuralla on useita pullonkauloja ja näin edustuston päälliköksi on jatkossa entistä vaikeampi edetä.

Urapolkujärjestelmää ja säännöllisiä urakeskusteluja tulee entisestään lisätä, jotta yksittäinen työntekijä voisi kehittää itseään ja lisätä uransa ennakoitavuutta. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa tulee huomioida yksittäisen työntekijän urasuunnitelmat nykyistä paremmin.

1. Valinta-  ja siirtokriteerit

Valinta- ja siirtokriteereiden osalta todelliset päätökset eivät usein vastaa ko. muistioon HEL7450-78 ”Siirtosuunnittelu UH:n yleisuran tehtäväkierrossa” (27.05.2013) kirjattuja periaatteita.

Periaatteena on, ja siitä on pidettävä myös kiinni, että ministeriössä tehtäväkierron lähtökohtana on 2-5 vuoden työskentely tehtävässä ennen siirtymistä toiseen tehtävään.  Muistiossa todetaan, että onnistunut siirtosuunnittelu tuottaa joustavan ja tuloksellisen virkamiesten ja heidän vaihtuvien tehtäviensä kokonaisuuden.

Virkamiehet hyödyttävät asiantuntemuksellaan ministeriötä samalla kun heidän osaamispääomansa, käytettävyytensä ja mahdollisuutensa edetä yleisuran tehtäväkierrossa kasvavat.  Muistiossa puhutaan myös siitä, että on keskeistä miten hyvin virkamiehen siirtotoivomus sopii tähän kokonaisuuteen ja että valmius ilmoittautua erityyppisiin tehtäviin ja asemapaikkoihin monipuolistaa kokemusta ja osaamista sekä sitä kautta lisää siirtomahdollisuuksia ja parantaa mahdollisuutta henkilötasolla toivottuun sijoitumiseen.

Erikseen ko. muistioon on kirjattu kymmenen valinta- ja siirtokriteeriä:

• virkamiehen urahistoria suhteessa avoinna olevan tehtävän vaativuuteen sekä arvio hänen toimintansa tuloksellisuudesta aikaisemmissa ja nykyisissä tehtävissä.

• ministeriön tarve ajankohtaisessa tilanteessa sijoittaa osaan tehtävistä valmiiksi soveltuvan osaamispääoman (koulutus, kielitaito, kokemus, urahistoria ym.) omaavia virkamiehiä ja toisaalta tarve sijoittaa osaan tehtävistä virkamiehiä laajentamaan sekä omaa että ministeriön osaamispääomaa.

• vastaanottavan tahon ja tarvittaessa tehtäväkokonaisuutta ministeriössä ohjaavan tahon näkemys.

• toimintayksiköiden resurssi- ja osaamistarpeet.

• tehtäviin ilmoittautuneiden virkamiesten työyhteisö- ja yhteistyötaidot.

• pyrkimys ministeriössä 2-5 vuoden ja ulkomaanedustuksessa 3-4 vuoden työskentelyyn kussakin tehtävässä.

• korkean olosuhdehaittaluokan asemapaikoissa palvelu ilmoittautujan kannalta puoltavasti huomioiden.

• johtamistaitojen, –kokemuksen ja –potentiaalin erityinen huomioiminen esimiestehtävien osalta.

• tehtäviin ilmoittautuneiden virkamiesten yksilölliset tilanteet (esimerkiksi perheen / läheisten tilanne) ja tavoitteet kokonaisuuden tarpeiden ja tasapuolisuuden asettamissa rajoissa.

• työterveyslääkärin lausunto soveltuvuudesta korkean olosuhdehaittaluokituksen (7-12) asemapaikoissa.

Kriteerit ovat pääosin hyviä.  Ongelma on lähinnä, että ne on muotoiltu yleisesti eikä todeta miten varsinainen arviointi suoritetaan. Muistiosta ei varsinaisesti selviä kriteerien painotusjärjestys.

Urahistoriaa ja osaamista voitaisiin mitata pisteytysjärjestelmällä, jolla mitattaisiin relevanttia kokemusta, koulutusta ja UE-kokemusta, kielitaitoa ja muita vaikuttavia tekijöitä kuten palvelua EU:n ulkosuhdehallinnossa.

Johtamistaidot on käsitteenä kovin epämääräinen; johtamistaitoja voitaisiin mitata TTB-barometrin tuloksilla, STY:n lausunnoilla, 360-arvioinneilla ja TAKE-pisteillä.  Myös työyhteisötaitoja on vaikea mitata.

Suoritusarviointi/arvio tuloksellisuudesta, vaativuustasot ja edellisestä siirrosta kulunut aika ovat kriteereitä, joita olisi helppo mitata myös numeerisesti. Suoritusarvion osalta on huomioitava, että keskiarvoon pakottamisen johdosta pelkkä Take-keskiarvo ei aina anna oikeaa kuvaa.

Vastaanottavan edustuston/yksikön sekä sisältötoiminnoista vastaavan yksikön resurss- ja osaamistarpeet on kriteerinä ymmärrettävä, mutta epämääräinen. Tulisi antaa tarkat ohjeet vastaanottavalle edustustolle/yksikölle lausunnon antamisen muodosta.

Korkean olosuhdehaittaluokan ja henkilökohtaisten tilanteiden huomioiminen esim. pisteytyksellä on kannatettavaa.

• Paneelimenetelmään siirtyminen valinta- ja nimitysprosesseissa

Nimitysten valmistelussa tulee siirtyä paneelikäytäntöön useiden kv. esimerkkien mukaisesti (EU:n komissio/ulkosuhdehallinto; FCO, Irlannin DFA, Personalrat/Auswärtiges Amt), jossa johdon ja henkilöstöhallinnon edustajista sekä asiantuntijoista koostuva paneeli suorittaa ehdokkaiden shortlistauksen, arvioinnin, haastattelut ja pisteytyksen sekä tekee ehdotuksen kuhunkin tehtävään parhaiten sopivista henkilöistä.

Paneelimenetelmä luodaan kattamaan nimitykset yksikönpäälliköstä ylöspäin sekä kaikki edustustonpäällikköjä koskevat nimitykset.

Paneelissa per auki oleva tehtävä on noin 3-5 jäsentä, jotka edustavat henkilöstöhallintoa (sihteeri/asiantuntija), talon johtoa (paneelin puheenjohtaja, esim. alivaltiosihteeri), mahdollinen ulkopuolinen HR-asiantuntija (ellei talon sisältä), alueosaston edustaja (kuten osastopäällikkö) sekä mahdollinen asiantuntija esimerkiksi talouselämästä (kuten Business Finland) tai muualta yhteiskunnasta kuten Kavaku-valinnoissa. Myös entisiä suurlähettiläitä voidaan käyttää asiantuntijoina (vrt. Kavakun kuraattori).

Kunkin valinnan perustavalle short listille valitaan noin 6-8 hakijaa, joista tehdään arviointi ja suoritetaan haastattelut.

Ehdokkaat pisteytetään objektiivisesti.

Paneeli julkistaa kolmen kärkiehdokkaan listan, jotka se arvioi sopiviksi ja päteviksi auki olevaan tehtävään.  Ko. kolmen henkilön lista esitetään nimittävälle taholle, joka suorittaa nimityksen listautuksen perusteella. 

Nimitysmuistio on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja. Sen mahdolliset yksityistä koskevat osiot voidaan tarvittaessa salata (ns. käyttö rajoitettu –leimaus). Yksityistä koskevalla tarkoitetaan tässä yhteydessä esim. perhettä kuten lasten koulunkäyntiin liittyviä kysymyksiä tai terveyteen liittyviä kysymyksiä.

Paneeli varmistaa valinta- ja nimitysprosessin riittävän avoimuuden ja sen, että kuhunkin tehtävään tulee nimitetyksi pätevin ja soveltuvin kandidaatti.  Samalla valinta- ja nimitysprosessin uskottavuus ja luotettavuus paranevat.  Myös eri osapuolten (talon johto; henkilöstöjohto; alueosasto; edustusto; alue-edustusto sekä UM:n sidosryhmät) näkökulmat, vaikutusmahdollisuudet ja tarpeet tulevat monipuolisesti kuulluiksi ja huomioiduiksi. 

Paneelikäytäntö ei rajoittaisi työnantajan tai poliittisten päättäjien nimitysvaltaa esittämällä kolmen ko. tehtävään parhaiten soveltuvan kärkiehdokkaan nimet tarvittaessa ilman numerojärjestystä.

Toimeenpano ei hyvin suunniteltuna ja järkevästi toteutettuna lisää osapuolten työtaakkaa, vaan voi jopa vähentää sitä mm. vähentämällä turhia arvailuja ja jälkipuheita.  Järjestelmä myös toimii tehokkaana ennakkoestona mahd. poliittisille virkanimityksille tai muille ulkopuolisille vaikutusyrityksille, joissa mahd. yritettäisiin syrjäyttää UH:n omaa pätevää henkilökuntaa.

4.   Perustelumuistio virkanimitys-, tehtävänmääräys- ja siirtopäätöksistä

Hallintopalveluiden tulisi poikkeuksetta tehdä muistio kaikista UH:n virkanimityksistä, tehtävänmääräyksistä ja siirtopäätöksistä valtiovarainministeriön ”Ohjeen virantäytössä noudatettavista periaatteista” mukaisesti (VM 29.11.2016).

Nimitys-, siirto- ja tehtävänmääräyspäätöksestä on laadittava perustelumuistio. Pätevimmän ja ansioituneimman hakijan sekä myös sopivimman osoittamiseksi muistiossa vertaillaan hakijoiden ansiot. Vertailu tehdään yleisten nimitysperusteiden, yleisten ja erityisten kelpoisuusvaatimusten ja ko. tehtävään kuuluvien tehtävien asettamien muiden vaatimusten perusteella tarkastelemalla hakijoiden koulutusta, työ- ja muuta kokemusta sekä muita ansioita.

Tehtävää hakeneiden henkilöiden oikeusturvan kannalta on tärkeää, että heitä kohdellaan tasapuolisesti ja ettei ketään aseteta toisiin nähden eri asemaan valintaperusteisiin kuulumattoman seikan vuoksi. Ulkoasiainhallinnon tehtävänkiertojärjestelmässä valintaperusteisiin vaikuttaa siirtokierroksen kokonaisuus.

Muistion laatimisessa tulee kiinnittää erityistä huomiota hakijoiden ansioiden tasapuoliseen selostamiseen ja objektiiviseen vertailuun. Siitä tulee käydä ilmi, millä perusteilla virkaa/tehtävään määrättäväksi ehdotettu on siihen ansioitunein ja miten perustuslain, virkamieslain ja tasa-arvolain vaatimukset täyttyvät. Tulee myös huomioida hallinnonalan omat juridiset normit kuten laki ja asetus ulkoasiainhallinnosta.

Mikäli työnantaja laatii perustelumuistion kaikista siirroista, valinnoista ja nimityksistä säästyy se monelta kyselyltä jälkeenpäin. Jokainen työntekijä saisi myös mahdollisuuden tutustua sovellettuihin valintakriteereihin.  Näin koko tehtävänmääräysprosessin läpinäkyvyys lisääntyisi sekä nimittävän tahon, että hakijan näkökulmasta.